セキュリティとプライバシー
お預かりするものと、その置き場所
以下はいずれも設定で変更できる項目ではなく、仕様上の決定です。貴社の情報システム部門・法務部門にそのままご確認いただける粒度で記載しております。
保存と暗号化
面接の音声をどこに置いているか
- 録音は当社が管理するサーバーの内部に保存します
- 外部のオブジェクトストレージは使用しておりません。録音を取り扱う事業者を、面接の実施に必要な範囲より増やさないためです。
- 録音1件ごとに異なる鍵で暗号化しています
- AES-256-GCMによる暗号化を行い、その鍵はさらに上位の鍵で暗号化したうえで、音声とは別の場所（データベースの面接セッション行）に保管しております。音声ファイル・暗号化された鍵・上位の鍵は、それぞれ異なる場所にあります。
- バックアップは暗号文のみを持ち出します
- 復号に必要な上位の鍵はバックアップに含めておりません。バックアップの保管場所が万一漏えいした場合でも、そこに含まれるのは復号できない暗号文です。
- 面接リンクの文字列そのものは保存しておりません
- 保存しているのはハッシュ値のみです。データベースの内容が漏えいした場合でも、そこから面接リンクを復元することはできません。その代わり、送信済みのリンクを後から画面上で読み返すこともできない仕様です。
外部委託先の開示
面接の処理は、日本国外で行われます
音声認識、質問の生成、音声合成、評価レポートの作成には、米国の事業者であるOpenAI, L.L.C.のAPIを利用しております。日本国外にある事業者が面接のデータを取り扱うため、個人情報保護法上の「外国にある第三者への提供」に該当いたします。
そのため、面接が始まる前の同意画面で、提供先の事業者と所在国、利用目的を「OpenAI, L.L.C.（米国）— 音声認識・音声合成・質問の生成・回答評価」と表示し、外国にある第三者への提供を含むことを明記しております。面接は、候補者ご本人がチェックを入れて同意されたうえで実施いたします。同意画面の文言の版と委託先の一覧は、同意の時点のまま記録として保存されます。後から委託先を追加しても、過去に同意いただいた記録の内容が書き換わることはありません。
国内リージョンでの処理も検討いたしましたが、現時点では採用しておりません。実施していないことを実施しているように記載することは避けたいため、この点はそのまま記載しております。
保存期間と削除
期限による自動削除は行っておりません
面接のデータは、ご請求をいただいた時点でシステムから削除いたします。暗号化されたデータベースのバックアップには、保管の世代が入れ替わるまで最長で約5週間残ります。一定期間が経過したら自動的に消える仕組みは、現時点では実装しておりません。実装していない仕組みを運用方針として記載することはいたしませんので、そのまま記載しております。
削除の対象は、録音・録画・書き起こしと、評価レポート内の発言の引用です。評価項目ごとのスコアと評価理由は、判断の記録として残します。削除を実施した事実は監査ログに記録されます。管理画面から削除を実行できるのは貴社の「オーナー」権限をお持ちの方のみで、実行前に対象と件数を画面上でご確認いただく手順になっております。ご依頼に基づき、当社の運用担当者が削除を実施することもございます。保存期間をご契約で定めることも可能です。
監査ログ
後から書き換えられない記録
監査ログは、貴社ごとに1本の追記専用のログとして、各行を連鎖ハッシュで結んで保管しております。行の書き換えや削除はデータベースが受け付けず、改ざんされた行は検証で検知できます。唯一の例外は、削除のご依頼に応じて記録の中身だけを消去する操作で、消去した行は検証の際に消去済みとして扱われます。記録される内容は次のとおりです。
同意文言の版と委託先の一覧
候補者が実際に読んだ画面の内容
評価基準の版・プロンプトのハッシュ・モデルの版
何を基準に、何で評価したか
スコアと上書きの理由
AIの算出値と、人が上書きした場合はその値と理由
読み上げずに破棄した質問
破棄した事実そのものが記録に残ります
CSVエクスポートの実施者と対象
レポートの印刷・PDF保存は記録の対象外です
削除の実施者と対象
消したことが消えない仕様です
採用選考での質問の確認については法令への対応をご覧ください。
現時点で取得していない認証
保有していない認証は、記載いたしません
ISO/IEC 27001、SOC 2、プライバシーマークなどの第三者認証は、現時点では取得しておりません。取得の予定についてはご商談の中でご説明いたします。貴社のセキュリティチェックシートへのご回答は個別に対応しておりますので、hello@hitoshiru.comまでお送りください。