面接の音声や書き起こしは海外に送信されますか。

送信されます。音声認識、応答の生成、音声合成、評価レポートの作成にOpenAIのAPIを利用しており、処理は日本国外で行われます。個人情報保護法上の外国にある第三者への提供にあたるため、面接前の同意画面で委託先を明示し、同意いただいた内容をその時点の版のまま記録として保存しています。

データの保存期間はどれくらいですか。

保存期間の定めは設けておりません。ご請求をいただいた時点で削除いたします。自動的な期限切れの仕組みは実装しておらず、実装していない仕組みを運用方針として記載することはいたしません。契約時に保存期間を定めることは可能です。

セキュリティとプライバシー

以下はいずれも設定で変更できる項目ではなく、仕様上の決定です。貴社の情報システム部門・法務部門にそのままご確認いただける粒度で記載しております。

保存と暗号化

録音は当社が管理するサーバーの内部に保存します: 外部のオブジェクトストレージは使用しておりません。委託先が1社増えることは、同意画面に記載すべき事業者が1社増えることと同義であり、評価レポートの作成に必要のない越境移転を1件増やすことでもあるためです。
録音1件ごとに異なる鍵で暗号化しています: AES-256-GCMによる暗号化を行い、その鍵はさらに上位の鍵で暗号化したうえで、音声とは別の場所（データベースの面接セッション行）に保管しております。音声ファイル・暗号化された鍵・上位の鍵は、それぞれ異なる場所にあります。
バックアップは暗号文のみを持ち出します: 復号に必要な上位の鍵はバックアップに含めておりません。バックアップの保管場所が万一漏えいした場合でも、そこに含まれるのは復号できない暗号文です。
面接リンクの文字列そのものは保存しておりません: 保存しているのはハッシュ値のみです。データベースの内容が漏えいした場合でも、そこから面接リンクを復元することはできません。その代わり、送信済みのリンクを後から画面上で読み返すこともできない仕様です。

外部委託先の開示

音声認識、質問の生成、音声合成、評価レポートの作成には、OpenAIのAPIを利用しております。処理は日本国外で行われるため、個人情報保護法上の「外国にある第三者への提供」に該当いたします。

そのため、面接が始まる前の同意画面で委託先を明示し、候補者ご本人の同意をいただいたうえで実施しております。同意画面の文言と委託先の一覧は、その時点の版のまま記録として保存されます。後から委託先を追加しても、過去に同意いただいた記録の内容が書き換わることはありません。

国内リージョンでの処理も検討いたしましたが、現時点では採用しておりません。実施していないことを実施しているように記載することは避けたいため、この点はそのまま記載しております。

保存期間と削除

面接のデータは、ご請求をいただいた時点で削除いたします。一定期間が経過したら自動的に消える仕組みは、現時点では実装しておりません。実装していない仕組みを運用方針として記載することはいたしませんので、そのまま記載しております。

削除は、録音・書き起こし・評価レポートを対象とし、実施した事実は監査ログに残ります。削除を実行できるのは貴社の管理者権限をお持ちの方のみで、実行前に対象と件数を画面上でご確認いただく手順になっております。保存期間をご契約で定めることも可能です。

監査ログ

面接ごとの記録は、連鎖ハッシュで結ばれた追記専用のログとして保管しております。1行でも書き換えられた場合、それ以降のすべての行が検証に失敗するため、改ざんを検知できます。記録される内容は次のとおりです。

職業安定法への対応については法令への対応をご覧ください。

現時点で取得していない認証

ISO/IEC 27001、SOC 2、プライバシーマークなどの第三者認証は、現時点では取得しておりません。取得の予定についてはご商談の中でご説明いたします。貴社のセキュリティチェックシートへのご回答は個別に対応しておりますので、hello@hitoshiru.comまでお送りください。